1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
Vevero Consulting GmbH
Gerichtsstraße 2
65185 Wiesbaden
Telefon: +49 176 8337 9463
E-Mail: info@vevero.de
Website: https://vevero.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Nicholas Weber
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine Einwilligung vorliegt.
3. Hosting
Unsere Website wird über die Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, bereitgestellt. Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, um die Seite sicher und performant auszuliefern.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).
4. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten beim Websitebesuch
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Dies umfasst u. a.:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
- verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem
Diese Daten werden zur Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und zur Systemsicherheit verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5. Kontaktaufnahme und Kurz-Check
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder den Kurz-Check auf der Website ausfüllen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung eines möglichen Beratungsgesprächs.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie Ihre Angaben zu Betriebsgröße, Zeitaufwand und Kommunikationsprozessen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Verarbeitung über unseren Formular-Workflow
Die Angaben aus dem Kurz-Check werden serverseitig verarbeitet und an die jeweils benötigten technischen Dienste zur Lead-Verarbeitung übermittelt. Dazu gehören insbesondere unser Hosting über Vercel, unser Workflow-Dienst für die Entgegennahme von Startseiten-Anfragen, unser E-Mail-Dienst Resend für den Versand der Analyse sowie unser internes CRM zur strukturierten Nachverfolgung von Anfragen.
Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich, soweit sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Zustellung Ihrer Analyse oder die Vorbereitung eines Beratungsgesprächs erforderlich ist. Eine Nutzung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Vercel Web Analytics
Wir nutzen Vercel Web Analytics, um die Nutzung unserer Website in aggregierter Form auszuwerten. Dabei werden nach Anbieterangaben keine Cookies gesetzt und keine Besucherprofile für Werbezwecke erstellt. Die Verarbeitung dient der technischen und inhaltlichen Optimierung unseres Angebots.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8. Lokal eingebundene Schriftarten
Zur einheitlichen Darstellung unserer Website verwenden wir lokal auf unserem Server gespeicherte Schriftarten. Dabei findet keine gesonderte Übermittlung Ihrer IP-Adresse an externe Font-Dienste statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Terminbuchung über Calendly
Wenn Sie einen Termin über den auf unserer Website verlinkten Calendly-Link buchen, verlassen Sie unsere Website und werden auf die Website von Calendly weitergeleitet. Für die dortige Datenverarbeitung ist Calendly verantwortlich. Es gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
10. Chat-Widget
Auf Desktop-Geräten stellen wir einen optionalen Chat-Zugang bereit. Die Verbindung zum Chat-Dienst wird erst aufgebaut, wenn Sie den Chat aktiv per Klick starten. Ab diesem Zeitpunkt können technische Verbindungsdaten und die von Ihnen eingegebenen Inhalte verarbeitet werden, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Verarbeitung von Kundendaten im Rahmen von Vertragsverhältnissen
Wenn Sie uns beauftragen oder ein Angebot anfordern, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des Vertrags:
Verarbeitete Datenkategorien:
- Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Unternehmensdaten, Adresse
- Vertragsinhalte, Projektdokumentation
- Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen
- Gesprächsnotizen, E-Mail-Korrespondenz
Zweck: Erfüllung des Vertragsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO).
Speicherdauer: Bis zum Ende gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (6 oder 10 Jahre).
Empfänger (wo erforderlich):
- Steuerberater oder Finanzbehörden
- Buchhaltungs- oder Abrechnungssysteme
Eine Übermittlung an Drittländer erfolgt nicht.
12. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen (KI-Telefonassistent, E-Mail-Automatisierung, Telefonservice)
Soweit wir für unsere Kunden den KI-Telefonassistenten, die E-Mail-Automatisierung oder den Telefonservice betreiben, werden personenbezogene Daten im Auftrag des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO verarbeitet. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige SHK-Betrieb. Mit unseren Kunden schließen wir vor Aufnahme der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die nachfolgenden Hinweise informieren transparent über die Verarbeitungsschritte, die im Rahmen unserer Dienstleistungen erfolgen.
12.1 Architektur: On-Premises-Installation beim Kunden
Der KI-Telefonassistent wird grundsätzlich vor Ort beim Kunden (On-Premises) installiert. Die zentrale KI-Komponente (lokales Sprachmodell, „LLM") läuft lokal auf der Infrastruktur des Kunden. Die Anrufzustellung erfolgt über den vom Kunden bereitgestellten SIP-Trunk. Eine Übermittlung der Gesprächsinhalte an externe Server zur LLM-Verarbeitung findet nicht statt.
12.2 KI-Telefonassistent – verarbeitete Daten
Im Rahmen eingehender Anrufe können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:
- Rufnummer des Anrufers (sofern übermittelt)
- Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
- im Gespräch genannte Inhalte (z. B. Name, Adresse, Anliegen, Gerätetyp)
- Sprachsignal des Anrufers während der Verarbeitung in Echtzeit
- Textuelles Transkript des Gesprächs zur Weiterleitung an den Betrieb
Eine dauerhafte Aufzeichnung des Audios findet nicht statt. Gespeichert wird ausschließlich das Text-Transkript des Gesprächs, das zur Bearbeitung des Anliegens an den Kunden weitergeleitet wird. Die Speicherdauer des Transkripts wird im individuellen Auftrag bzw. AVV festgelegt und ist auf das für die Bearbeitung erforderliche Maß beschränkt.
12.3 E-Mail-Automatisierung – verarbeitete Daten
Die E-Mail-Automatisierung wird über einen IMAP/SMTP-Zugang an das bestehende E-Mail-Postfach des Kunden angebunden. Im Rahmen der Verarbeitung werden folgende Daten ausgelesen, kategorisiert und ggf. beantwortet:
- Absender- und Empfängerangaben eingehender E-Mails
- Betreff und Inhalt der E-Mail einschließlich Anhängen, soweit erforderlich
- Zeitstempel sowie technische Header-Informationen
Eine Umstellung des E-Mail-Anbieters des Kunden ist nicht erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des AVV; die rechtliche Grundlage ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO im Verhältnis des Kunden zu seinen Endkunden.
12.4 Eingesetzte Subunternehmer (Sub-Auftragsverarbeiter)
Für die Erbringung der Dienste setzen wir folgende Subunternehmer ein, die wir mit unseren Kunden im AVV verbindlich vereinbaren:
- ElevenLabs, Inc. – Generierung der künstlichen Sprachausgabe (Text-to-Speech) für den KI-Telefonassistenten. Übermittelt werden die im jeweiligen Gespräch zu sprechenden Textbausteine, nicht jedoch das vollständige Gesprächsprotokoll.
- LiveKit, Inc. – Echtzeit-Übertragung der Sprachsignale zwischen Anrufer und Sprachassistent. LiveKit dient ausschließlich der Medienübertragung; eine inhaltliche Speicherung erfolgt nicht.
Die KI-/LLM-Verarbeitung selbst erfolgt nicht bei einem externen KI-Anbieter, sondern lokal beim Kunden vor Ort. Eine Übermittlung von Gesprächsinhalten an LLM-Anbieter wie OpenAI, Anthropic oder Google findet im Standardbetrieb nicht statt.
12.5 Rolle der Vevero Consulting GmbH
Im Verhältnis zu den Endkunden des SHK-Betriebs ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die Vevero Consulting GmbH wird in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter tätig und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden und im Rahmen des abgeschlossenen AVV.
13. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Geltendmachung wenden Sie sich bitte an die im Impressum genannte Kontaktadresse.
14. Widerruf Ihrer Einwilligung
Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
16. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unseres Angebots oder der eingesetzten Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle Version auf dieser Website.