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Das Produkt

Ein Büro, das mitarbeitet — als Gerät bei Ihnen im Betrieb.

Das KI-Büro nimmt Anrufe an, sortiert das Postfach, bereitet Angebote und Rechnungen vor und plant Termine. Sie bekommen nur noch das, was wirklich Ihre Entscheidung braucht.

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Der Lieferumfang des KI-Büros: Mini-PC, Tablet zur Steuerung und Verpackung

Lieferumfang

Was Sie bekommen

Die Geräte

Ein Mini-PC mit 8-Kern-Prozessor, 24 GB Arbeitsspeicher und 1 TB SSD sowie ein 11-Zoll-Tablet zur Steuerung — oder gleichwertige Geräte. Beides gehört Ihnen und steht in Ihrem Betrieb.

Das eingerichtete System

Telefon, E-Mail und Terminbuchung werden auf Ihren Betrieb eingerichtet: Ihre Begrüßung, Ihre Abläufe, Ihre Zuständigkeiten. Das ist der eigentliche Lieferumfang — die Geräte sind der Träger.

Die Begleitung

Zwölf Wochen bis zur vollständigen Übergabe, die ersten zwölf Monate Betreuung inklusive. Ab Monat 13 ist die Wartung optional ab 397 €/Monat und monatlich kündbar.

Ihr KI-Team

Sechs Aufgaben, die das System übernimmt

Jeder Agent hat einen klar abgegrenzten Job. Was eine Entscheidung braucht, kommt zu Ihnen — vorbereitet, nicht roh.

Telefon

Nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen und filtert Werbung und Kaltakquise heraus. Sie bekommen eine fertige Zusammenfassung mit allem, was Sie zum Rückruf brauchen.

E-Mail

Sortiert das Postfach, beantwortet wiederkehrende Routinemails und priorisiert echte Anliegen nach oben.

Angebote

Bereitet Angebote aus den Anfragedaten vor. Preisfestlegung und Freigabe liegen bei Ihnen.

Termine

Plant Termine, synchronisiert den Kalender und reduziert Rückfragen zu Terminverschiebungen.

Rechnungen

Erstellt Rechnungen nach Auftragsabschluss und erinnert an offene Zahlungen.

Support

Beantwortet wiederkehrende Standardfragen und entlastet damit Büro und Chef.

Das System rät nicht. Wenn ein Name, eine Adresse oder ein Gerätetyp nicht sicher verstanden wurde, fragt es im Gespräch nach.

Anbindung

Was mit Ihren vorhandenen Systemen zusammenarbeitet

  • TelefonanlageEine Rufumleitung oder ein SIP-Zugang ist der einfachste Weg. Auch ohne beides lässt sich in der Regel ein Anschluss einrichten.
  • E-Mail-PostfachIhr bestehendes Postfach, kein Umzug auf eine neue Adresse.
  • KalenderTermine laufen in den Kalender, den Ihr Betrieb schon nutzt.
  • Rechnungs- und BürosoftwareAnbindung, wo das Programm eine Schnittstelle mitbringt.

Einrichtung

Zwölf Wochen von der Einrichtung bis zur Übergabe

Das System geht nach rund zwei Wochen in Betrieb. Die Zeit danach ist Feinjustierung am laufenden Betrieb — dort entscheidet sich, wie gut es Ihre Abläufe trifft.

  1. Woche 0

    Auftrag

    Abläufe, Zuständigkeiten und Begrüßung werden aufgenommen.

    35 % bei Auftragserteilung
  2. Woche 1–2

    Einrichtung

    Telefon, E-Mail und Terminbuchung werden auf Ihren Betrieb eingerichtet.

  3. ab Woche 2

    Live-Gang

    Das System arbeitet im Betrieb. Ab hier nimmt es Anrufe und E-Mails entgegen.

    35 % beim Live-Gang
  4. Woche 2–11

    Feinjustierung

    Nachschärfen an echten Gesprächen, Erweiterung um weitere Abläufe, Einweisung Ihres Teams.

  5. Woche 12

    Übergabe

    Vollständige Übergabe an Ihren Betrieb. Danach zwölf Monate Betreuung inklusive.

    30 % nach Übergabe

Zahlbar in drei Abschlägen nach Baufortschritt: 35 % bei Auftragserteilung · 35 % beim Live-Gang · 30 % nach Übergabe. Sie zahlen so, wie Sie selbst abrechnen: nach Fortschritt, nicht im Voraus.

Ehrlich gesagt

Was das System nicht macht

Ein Werkzeug, das alles kann, gibt es nicht. Diese Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie sich entscheiden.

  • Es beurteilt nichts fachlich

    Keine Ferndiagnose, keine Bewertung von Fotos, Plänen oder Anlagenzuständen. Die fachliche Einschätzung bleibt bei Ihnen und Ihren Monteuren.

  • Es legt keine Preise fest

    Angebote werden vorbereitet, kalkuliert wird im Betrieb. Preisfestlegung und Freigabe bleiben Ihre Entscheidung.

  • Es kann nicht an jedes Programm andocken

    Wo Ihre Software keine Schnittstelle anbietet, ist eine direkte Anbindung nicht möglich. Alternativen besprechen wir vorher, nicht hinterher.

  • Es automatisiert nichts, was nicht definiert ist

    Wo im Betrieb kein Ablauf festgelegt ist, kann auch keiner übernommen werden. Genau dafür sind die zwölf Wochen da — ein Teil der Arbeit ist, die Abläufe überhaupt erst festzuhalten.

Passung

Für welche Betriebe sich das rechnet

  • 5–20 MitarbeiterInhabergeführt, mit Büro, aber ohne eigene Büroabteilung.
  • Ab rund 100 Anrufen pro WocheDarunter ist der Entlastungseffekt zu klein für die Investition.
  • Ab rund 50 E-Mails pro WocheAnfragen, Rückfragen, Terminabstimmungen.
  • Wiederkehrende AbläufeDinge, die in ähnlicher Form immer wieder vorkommen.

Wirtschaftlichkeit

Woran sich der Preis misst

Die Alternative

Der Vergleichswert ist nicht unser Aufwand, sondern die Alternative: eine zusätzliche Bürokraft im Betrieb.

Eine Bürokraft

3.500 € / Monat

mit Arbeitgeberanteil

42.000 € / Jahr— jedes Jahr aufs Neue

  • Keine zusätzlichen Büroarbeitsplätze
  • 24/7 erreichbar — auch außerhalb Ihrer Arbeitszeit
  • Weniger Unterbrechungen auf Baustellen
  • Schnellere Reaktionszeiten
  • Entlastung für Chef & Büro
  • Spracherkennung und Gesprächs­verarbeitung laufen auf Ihrem Gerät

Wo ergänzende Dienste nötig sind, arbeiten wir DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sehen Sie es sich an, bevor Sie sich entscheiden.

In der 15-Minuten-Demo zeigen wir das System an einem echten Ablauf aus Ihrem Gewerk.

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